Munkafolyamat-automatizáció, mi az és miért van rá szükség?

Az elmúlt években egyre nagyobb figyelmet kap az automatizáció mint divatos szakkifejezés a nagyvállalati körökben. Mostanra szinte minden formában fellelhető az erőforrások automatizációjától kezdve a hálózati beállításokon és az IT biztonságon át egészen a folyamatautomatizációig. 

Gyakorta felmerülő kérdés, hogy a folyamatautomatizáció miben is tér el a többitől, miért fontos ekkora hangsúlyt fektetni rá, és hogyan tudják a nagyvállalatok megfelelő mértékben kihasználni? 

Annak érdekében, hogy mindezekre választ adhassunk, tekintsük át, mit is jelent valójában a folyamatautomatizáció, milyen problémákat orvosol, és hogy melyek a vele szemben támasztott üzleti és szakmai elvárások. Végül az ezekből leszűrt tapasztalatok metszetét használva adunk választ a kérdésre.

Folyamatautomatizáció általánosságban

Nagy általánosságban ha valaki folyamatautomatizácóról hall, azonnal két dolog jut az eszébe. A meglévő dokumentumok digitalizálása, és ezzel párhuzamosan a repetitív folyamatok csökkentése. Bár mindezek jogos gondolatok, a folyamatautomatizáció ennél sokkal többet tud tenni. Többet, mint a papír alapú munka kiváltása és többet, mint az offline feladatok számítógépre terelése. Az automatizáció ezen formájának a folyamatok optimalizálását kell támogatnia: követés, mérés, egyszerűsítés, gyorsítás és továbbfejlesztés révén. 

Probléma orvoslása

A folyamatautomatizáció fő célja a nagyvállalatok hatékony növekedési és fejlődési szándékának segítése. Ennek biztosítása érdekében kínál egy szerteágazó és sokrétű rendszert, amelyet ha jól használnak ki, mindezen problémákra képes megoldást nyújtani:

• Hosszan elnyúló és nehezen mozgó projektek
• Lassú eszköz-, folyamat- és keretrendszer-kiépítés
• Korlátozott adatelérés és decentralizált adattárolás
• Limitált integrálhatóság a core rendszerhez és a szakrendszerekhez
• Nehezen változtatható vagy módosítható digitalizált folyamatok
• Üzleti felhasználók számára bonyolult, idegen technológia
• Árnyékinformatikai megoldások és átláthatatlanság
• Az üzlet, a felhasználók és az informatika együttműködésének akadozottsága
• Az erőforrások, felhasználók és folyamatok nehéz skálázhatósága

Üzleti elvárások és szakmai szempontok

Üzleti elvárások

Üzleti elvárások alatt értendő minden olyan szempont, ami biztosítja a hatékony és megbízható folyamatautomatizácós keretrendszer kihasználtságát.

• Egy olyan eszköz megléte, melyet nemcsak az Informatika szakemberek, hanem az üzleti szakértők egy szélesebb köre is tud használni.  
• A folyamatokat és az üzletet ismerő szakértők aktívan részt tudnak venni az automatizált folyamatok létrehozásában.
• A üzleti szakértők bevonásával a folyamatok kialakítása során olyan informatikai megoldások születnek, amelyek pontosan kielégítik a felhasználók igényeit, ráadásul lényegesen gyorsabban.

Ha nincs meg a folyamatautomatizációban a kollaborációnak ez a magas fokú támogatása vagy az eszköz használata túl bonyolult ehhez, és ezért nem alakítható ki az osztályokon átnyúló, vegyes IT és üzleti csapat, akkor a megoldás nem lesz elég gyors és felhasználóbarát, ami ma már alapelvárás az automatizációs projektekben.

Technikai szempontok

A folyamatautomatizáció rendszer kapcsán technikai szempontok alatt értendők mindazon elvárások, amelyek lehetővé teszik annak hatékony implementációját és konfigurálását. Az eszközválasztásnak a projekt kezdetét megelőzően biztosítania kell:

• a komplex és komplikált folyamatok kivitelezhetőségét,
• rövid időn belüli integrálódást meglévő és új technológiákkal,
• a gyors és üzleti igényeknek megfelelő skálázhatóságot,
• hogy rövid idő alatt megtanulható és használható legyen.

Mindezek hiánya nagymértékben gátolhatja a hatékony folyamatautomatizáció kiépítését a nagyvállalati szférában.

Mindezek alapján

Mindezek alapján amit eddig áttekintettünk, fontos figyelemben tartani, hogy a folyamatautomatizáció eléréséhez kétféle szakértelmet kell összhangba hozni: az üzleti folyamatok ismeretét és a folyamatok informatikai megvalósításának képességét. Ennek révén képesek vagyunk kialakítani egy olyan automatizált folyamat-keretrendszert, amely  digitalizálja, központosítja és automatizálja a folyamatokat előre meghatározott döntések alapján. Mindezt komplexitáskezelés, sokrétű integráció, skálázhatóság és egyszerű használat révén biztosítja:

• Projektek hatékonyságának és sebességének növelése
• Új eszköz-, folyamat- és keretrendszer hatékony kiépítése
• Központosított adatelérés mindenkinek digitális formában
• Gondtalan core és szakrendszer integráció
• Gyors és hatékony változás vagy módosítás bevezetés
• Egyértelmű és kézreálló felület biztosítása üzleti felhasználók számára
• Az árnyékinformatika lecserélése egy átlátható rendszerre
• Egy közös üzlet- és IT hálózat megteremtése
• Az erőforrások, felhasználók és folyamatok hatékony skálázhatósága

Konklúzió

A folyamatautomatizáció rendkívül szükséges a nagyvállalatok fejlődésének és növekedésének rögös útján. Célja az üzleti folyamatok ismeretét és a folyamatok informatikai megvalósításának képességét összhangba hozni. Mindezen felül biztosítja a komplexitás kezelésének módját, sokrétű integrációt, skálázhatóságot és egyszerű használatot.